e-invoicing – Erwartete Änderungen hinsichtlich elektronischer Rechnungen

Ab dem 1.1.2013 ist eine im Jahr 2010 veröffentlichte EU-Richtlinie ua zum Thema e-invoicing umzusetzen und anzuwenden. Die e-invoice ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bereits seit 2003 ist deren Verwendung unter bestimmten Voraussetzungen auch für umsatzsteuerliche Zwecke erlaubt. Die Anwendung ist in der Praxis jedoch weitgehend unbekannt und nicht besonders verbreitet. Hauptgrund dafür ist die aufwendige technische und organisatorische Umsetzung. Die EU-Richtlinie verspricht nun wesentliche Vereinfachungen hinsichtlich der Verwendung von elektronischen Rechnungen und fordert, dass Rechnungen auf Papier und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleichgestellt sind, wenn die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht durch unterschiedliche Maßnahmen gewährleistet wird.

Voraussetzung ist die konkrete Umsetzung im nationalen Recht, die nunmehr im noch nicht beschlossenen Abgabenänderungsgesetz 2012 vorgesehen ist. Nach dessen Inkrafttreten sind Rechnungen, die in elektronischer Form ausgestellt und empfangen werden, für umsatzsteuerliche Zwecke als gültige Rechnung zu qualifizieren, wenn bestimmte Sicherungsmechanismen im Betrieb installiert werden und die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Abrechnung vorliegt. Die Verwendung von elektronischen Rechnungen wird viele Vorteile bringen: Sie hilft Fehler bei der Erfassung zu vermeiden, optimiert den Zahlungsablauf, erzeugt geringere Druck- und Versandkosten, gestattet eine besser integrierte Verarbeitung, eventuell eine automatisierte Prüfung und ermöglicht und erfordert eine effiziente elektronische Ablage. Außerdem verringert die elektronische Rechnung den Papierverbrauch und die Energiekosten des Transports.

Durch die Neuregelung wird es vermutlich zu wesentlichen Veränderungen im organisatorischen Ablauf bei elektronischen Rechnungen kommen. Die Verwendung von elektronischen Rechnungen wird jedoch weiterhin an wesentliche Voraussetzungen geknüpft sein, weshalb  zu beachten ist, dass rechtzeitig alle erforderlichen organisatorischen, technischen und innerbetrieblichen Maßnahmen getroffen werden, dass das Einverständnis von den LieferantInnen und KundInnen eingeholt wird und dass eine rechtzeitige Abklärung mit dem/der Software-LieferantIn erfolgt. Denken Sie auch an die Missbrauchsvorbeugung und die Schulung der MitarbeiterInnen.