Kassenrichtlinie 2012 -Ordnungsmäßigkeitsvorschriften von Grundaufzeichnungen betrifft auch Ärzte und Hausapotheken

Kassenrichtlinie 2012 -Ordnungsmäßigkeit von Registrierkassen und Grundaufzeichnungen

Die Kassenrichtlinie der Finanzverwaltung soll die auftretenden Fragen zur Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen beantworten.

Dazu werden die rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere die Kriterien für die Ordnungsmäßigkeit von Registrierkassen in allgemeiner Form näher beschrieben und die verschiedenen Arten von Registrierkassen und Kassensystemen typisiert.

Bei der Verwendung von Registrierkassen/Kassensystemen, welche auch in Arztpraxen und bei Ärzten mit Hausapotheken vorkommen können, sind im Bereich der Grundaufzeichnungen und der Losungsermittlung eine Reihe von Ordnungsmäßigkeitsvorschriften zu beachten.

Aufgrund der fortschreitenden technischen Entwicklung bei Registrierkassen/Kassensystemen und der seitens der Finanz offenbar wahrgenommenen zunehmenden Manipulation derselben, hat die Finanzverwaltung  in der ergangenen Kassenrichtlinie 2012 abhängig von verschiedenen Kassentypen dargelegt, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind und welche Daten in welcher Form erfasst, aufgezeichnet und aufbewahrt werden sollen.

Zu beachten ist, dass die Kassenrichtlinie 2012 kein neues Recht schafft (dies wäre technisch so gar nicht möglich), sondern nur bestehende Rechtsvorschriften (insb. § 131 und § 132 BAO) aufgrund der fortschreitenden, laufenden technischen Entwicklung näher präzisiert.

Die Kassenrichtlinie 2012 ist von höchster Brisanz, da nicht ordnungsgemäß geführte Registrierkassen/Kassensysteme grundsätzlich die Betriebsprüfung zur Schätzung der Einnahmen ermächtigen.

Um Probleme bei der Betriebsprüfung zu vermeiden und die verwendete Registrierkasse/Kassensystem fit im Sinne der Kassenrichtline 2012 zu machen, bieten sich folgende Maßnahmen  als Mindestkatalog an:
1. Anforden  einer schriftlichen Beschreibung der Einrichtung zur Sicherung der ordnungsgemäßen Erfassung aller Geschäftsvorfälle (Einrichtung nach § 131 Abs. 2 und 3 BAO) vom Kassenhersteller/Kassenprogrammierer (insbesondere bei Kassentyp 2 und 3). Die Beschreibung soll wiedergeben,

–          durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird,

–          wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann und

–          zu welchem Kassentyp die Kasse gehört (siehe beiliegende Auflistung)

Es empfehlt sich, im Rahmen der Anforderung obiger Beschreibung, sich explizit vom Kassenhersteller/Kassenprogrammierer zu bestätigen lassen, dass die Bestimmungen des § 131 Abs. 2 und 3 BAO sowie der Kassenrichtlinie 2012 eingehalten werden.

2. Anfertigung einer Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitung, Handbuch, Konfigurationsanleitung, etc.). Aus der Verfahrensdokumentation soll der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens und der Umfang der tatsächlichen Nutzung von etwaigen Teilprogrammen (zB integriertes Warenwirtschaftssystem) vollständig ersichtlich sein. Insbesondere sollen auch Änderungen der Systemparameter entsprechend dokumentiert werden. Lt. Kassenrichtlinie 2012 soll dies durch die Dokumentation von,

–          Änderungen in der Konfiguration der Kasse und Ihrer Verarbeitungsregeln;

–          Einrichtung oder Änderung von Aufzeichnungsgrundlagen (zB Personal, Artikel, Preisänderungen)

–          sonstige Einstellungen, die Einfluss auf das Verhalten der Registrierkasse (zB Druckeinstellungen) nehmen.

3. Sicherstellen der Kassensturzfähigkeit. Wenn bei der Kassenführung der Bargeldbestand erfasst bzw. ermittelt wird, muss es jederzeit möglich sein, die tatsächlichen Gegebenheiten mit dem Kassen Soll-Stand lt. Registrierkasse/Kassensystem zu vergleichen

4. Fortlaufende Nummerierung. Seitens der Finanz wird besonderes Augenmerk auf die entsprechende Protokollierung der Datenerfassung (elektronischen, Datenerfassungsprotokoll) gelegt. Alle erfassten einzelnen Geschäftsvorfälle müssen mit einer fortlaufenden Nummer erfasst sein, welche nur einmal je Abrechnungszeitraum (Wirtschaftsjahr) auf 0 zurückgestellt werden soll.      

5. Sicherstellen der Verfügbarkeit folgender Daten/Ausdrucke bei Überprüfung durch die Finanz.

Kassentyp 1 => Journalstreifen

Kassentyp 2 => elektronisches Journal + Tagesendsummenbons + GT-Speicherstände

Kassentyp 3 => Datenerfassungsprotokoll (Ereignisprotokolldatei) + Tagesabschlüsse (jedenfalls Warengruppenbericht, Bedienerbericht und Finanzartenbericht)

Die Kassenrichtlinie ist auf der hompage des bmf abrufbar: https://www.bmf.gv.at/steuern/fachinformation/weiteresteuern/bundesabgabenordnung/krl2012kassenrichtl_12730/_start.htm?q=kassenrichtlinie